Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai

2. A tájékoztató célja és hatálya

Jelen tájékoztató ismerteti, hogy a Rendezvenylead milyen módon kezeli a természetes személyek személyes adatait a saját weboldala, kapcsolatfelvételi felületei, ügyfélfiókjai, adminisztrációs rendszere, CRM-platformja és kapcsolódó szolgáltatásai működtetése során.

A tájékoztató különösen az alábbi felületekre és adatkezelésekre terjed ki:

• a rendezvenylead.hu weboldal használata;
• bemutató, konzultáció vagy ajánlat igénylése;
• kapcsolatfelvétel e-mailen, telefonon vagy űrlapon keresztül;
• ügyfélkapcsolatok és szerződéses kapcsolatok kezelése;
• a Rendezvenylead adminisztrációs és CRM-rendszerének használata;
• felhasználói fiókok és hozzáférési jogosultságok kezelése;
• az ügyfélspecifikus landing oldalak technikai üzemeltetése;
• webhookok és automatikus adatkapcsolatok működtetése;
• cookie-k, mérési és hirdetési technológiák alkalmazása;
• ügyfélszolgálati, fejlesztési és rendszerbiztonsági folyamatok.

3. A Rendezvenylead adatvédelmi szerepei

3.1. A Rendezvenylead mint önálló adatkezelő

A Rendezvenylead önálló adatkezelőként jár el, amikor saját céljai érdekében határozza meg a személyes adatok kezelésének célját és lényeges eszközeit.

Ilyen adatkezelés különösen:

• a saját weboldal látogatóinak technikai adatkezelése;
• a Rendezvenylead részére küldött bemutató- és ajánlatkérések kezelése;
• leendő és meglévő ügyfelekkel történő kapcsolattartás;
• szerződéskötés, számlázás és ügyféladminisztráció;
• felhasználói fiókok és hozzáférések kezelése;
• a szolgáltatás biztonságának, működésének és fejlesztésének biztosítása;
• a Rendezvenylead saját marketing- és üzleti tevékenysége.

3.2. A Rendezvenylead mint adatfeldolgozó

Az ügyfélspecifikus landing oldalakon beérkező rendezvény-ajánlatkérések tekintetében elsődlegesen az adott rendezvényhelyszín vagy rendezvényszolgáltató határozza meg az adatkezelés célját.

Ezekben az esetekben az ügyfél minősül adatkezelőnek, a Rendezvenylead pedig az ügyfél utasításai alapján eljáró adatfeldolgozóként biztosítja különösen:

• a landing oldal és az ajánlatkérő űrlap technikai működését;
• a leadek fogadását és adatbázisban történő rögzítését;
• a CRM-rendszerben való megjelenítést;
• az ügyfélhez történő automatikus továbbítást;
• a státuszok, jegyzetek és következő feladatok kezelését;
• a technikai naplózást és rendszerbiztonsági szolgáltatásokat;
• a szerződésben meghatározott mérési és integrációs funkciókat.

Az egyes ügyféllandingeken kezelt ajánlatkérések részletes adatkezelési feltételeit az adott ügyfél landing oldalán elérhető, ügyfélspecifikus adatkezelési tájékoztató tartalmazza.

3.3. Önálló szolgáltatói adatkezelések

Egyes külső szolgáltatók, például a Google vagy a Meta, saját szolgáltatásaik működtetése és az általuk meghatározott célok tekintetében önálló adatkezelőként is eljárhatnak. Az általuk végzett adatkezelésre saját adatkezelési feltételeik vonatkoznak.

4. A kezelt személyes adatok köre

4.1. Bemutató- és ajánlatkérés során megadott adatok

• név;
• e-mail-cím;
• telefonszám;
• vállalkozás vagy rendezvényhelyszín neve;
• a vállalkozás tevékenységére vonatkozó információk;
• az érintett által a kapcsolattartás során megadott további információk;
• a megkeresés időpontja és forrása.

4.2. Ügyfél- és szerződéses adatok

• kapcsolattartó neve, beosztása és elérhetőségei;
• vállalkozás neve, székhelye és adószáma;
• számlázási adatok;
• szerződéses feltételek és szolgáltatási csomag;
• havidíj, fizetési státusz és számlázási előzmények;
• kapcsolattartási és ügyfélszolgálati előzmények;
• az ügyfél által megadott technikai hozzáférési információk;
• Google- és Meta-fiókokhoz kapcsolódó ügyfélazonosítók.

4.3. Felhasználói fiók adatai

• név;
• e-mail-cím;
• titkosított formában tárolt jelszó;
• felhasználói szerepkör és jogosultságok;
• utolsó bejelentkezés időpontja;
• bejelentkezési és biztonsági naplóadatok;
• IP-cím és eszközinformációk;
• fiók állapota és aktivitási adatok.

4.4. CRM-ben kezelt adatok

Az ügyfelek által használt CRM-rendszerben az ügyfelek saját adatkezelési céljaikból különösen az alábbi adatokat rögzíthetik:

• érdeklődő neve és kapcsolattartási adatai;
• rendezvény típusa, időpontja és létszáma;
• ajánlatkérés és kapcsolattartás tartalma;
• lead státusza;
• belső jegyzetek;
• következő feladat és visszahívási időpont;
• kommunikációs és aktivitási előzmények;
• foglalási vagy szerződéses státusz;
• marketingforrás és kampányadatok.

A CRM-ben szereplő, az ügyfelek saját érdeklődőire vonatkozó adatok tekintetében az adott ügyfél az adatkezelő, a Rendezvenylead pedig főszabály szerint adatfeldolgozó.

4.5. Technikai és naplóadatok

• IP-cím;
• böngésző és operációs rendszer típusa;
• eszköz típusa;
• user agent;
• oldalmegnyitás és rendszerhasználat időpontja;
• meglátogatott oldal vagy végpont;
• hivatkozó oldal;
• munkamenet-azonosítók;
• hiba- és eseménynaplók;
• hozzáférési és jogosultsági naplók;
• webhook-kérések technikai metaadatai;
• biztonsági eseményekre vonatkozó információk.

4.6. Kampány- és mérési adatok

• UTM-paraméterek;
• hirdetési kampány, hirdetés és kulcsszó azonosítója;
• Google Ads kattintási azonosítók, például GCLID, GBRAID és WBRAID;
• Meta-azonosítók, például FBCLID, FBC és FBP;
• oldalmegtekintési és konverziós események;
• hozzájárulási státusz;
• a konverzió időpontja és típusa;
• az ajánlatkérés technikai forrása.

5. Az adatkezelések célja, jogalapja és időtartama

6. Az adatok forrása és megadásuk következménye

A személyes adatok elsődleges forrása az érintett, illetve az ügyfél szervezet kijelölt kapcsolattartója vagy felhasználója.

Egyes technikai adatok a weboldal vagy a rendszer használatakor automatikusan keletkeznek. Kampány- és mérési azonosítók hirdetési platformokról, illetve a böngészőből érkezhetnek.

A szerződéskötéshez, fióklétrehozáshoz vagy ajánlatadáshoz szükséges adatok megadása nélkül előfordulhat, hogy a Rendezvenylead nem tud ajánlatot készíteni, szerződést kötni, felhasználói fiókot létrehozni vagy a szolgáltatást biztosítani.

7. Landing oldalak, űrlapok és webhookok

A Rendezvenylead ügyfelei részére egyedi landing oldalakat és ajánlatkérő űrlapokat működtethet. Az ezeken megadott személyes adatok automatikusan továbbíthatók a Rendezvenylead rendszerébe, majd az adott ügyfélhez tartozó CRM-fiókba.

Meta- vagy Google-alapú lead űrlapok használata esetén az adatok a hirdetési platformtól API-n, webhookon vagy más biztonságos elektronikus kapcsolaton keresztül érkezhetnek a rendszerbe.

Az adatkapcsolatok működése során a rendszer kezelheti a lead tartalmát, a küldés időpontját, a kampány- és űrlapazonosítókat, az ügyfélhez tartozó technikai azonosítót, valamint az adattovábbítás sikerességéhez kapcsolódó naplóadatokat.

Az ügyfélspecifikus ajánlatkérések üzleti célú kezeléséért az adott ügyfél felel. A Rendezvenylead az adatok fogadása, rögzítése és továbbítása során az ügyfél utasításai szerint jár el.

8. CRM-rendszer és ügyfélkezelés

A Rendezvenylead CRM-rendszere lehetővé teheti az ügyfelek számára az érdeklődők adatainak rendszerezését, a kapcsolattartás dokumentálását, feladatok létrehozását, státuszok beállítását, jegyzetek rögzítését és a foglalási folyamat nyomon követését.

A CRM-rendszerhez csak az ügyfél által kijelölt és megfelelő jogosultsággal rendelkező személyek férhetnek hozzá. Az ügyfél felel azért, hogy kizárólag olyan személyeknek adjon hozzáférést, akiknek ez feladataik ellátásához szükséges.

A Rendezvenylead a rendszer működtetéséhez, hibakereséshez, támogatáshoz vagy biztonsági esemény kivizsgálásához szükséges mértékben férhet hozzá az ügyfél által kezelt adatokhoz.

9. Felhasználói fiókok és hozzáférés-biztonság

A Rendezvenylead felhasználói fiókot biztosíthat az ügyfelek, munkatársaik vagy más jogosult személyek számára. A fiók személyhez kötött, hozzáférési adatai nem oszthatók meg jogosulatlan személyekkel.

A jelszavakat a rendszer nem visszafejthető, titkosított formában tárolja. A Rendezvenylead jogosult biztonsági okból hozzáférést korlátozni, felfüggeszteni vagy további azonosítást kérni.

A felhasználó köteles haladéktalanul jelezni, ha fiókjának jogosulatlan használatát, jelszavának illetéktelen megismerését vagy más biztonsági eseményt észlel.

10. Sütik és hasonló technológiák

A Rendezvenylead weboldala és az általa üzemeltetett landing oldalak technikai sütiket és más, helyi adattárolást alkalmazó technológiákat használhatnak.

A statisztikai és marketingtechnológiák kizárólag az érintett előzetes hozzájárulását követően aktiválódnak. A hozzájárulás bármikor módosítható vagy visszavonható az érintett által használt landing oldalon elérhető „Cookie-beállítások” funkcióval.

A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtt, hozzájárulás alapján végzett adatkezelés jogszerűségét.

11. Google- és Meta-mérési szolgáltatások

Hozzájárulás esetén a Rendezvenylead és az ügyfelek landing oldalai Google- és Meta-technológiákat használhatnak oldallátogatások, hirdetési kampányok és ajánlatkérési konverziók mérésére.

Az alkalmazott megoldások körébe tartozhat különösen:

• Google Analytics;
• Google Ads konverziókövetés;
• Google Tag Manager;
• Google Enhanced Conversions;
• Google Ads offline konverzióimport;
• Meta Pixel;
• Meta Conversions API;
• kampány- és kattintási azonosítók kezelése.

Az egyes funkciók csak akkor kerülnek alkalmazásra, ha azokat a Rendezvenylead vagy az adott ügyfél ténylegesen beállította, és a szükséges hozzájárulás rendelkezésre áll.

A Google és a Meta részére továbbított adatok körébe tartozhatnak technikai, böngésző-, eszköz-, kampány- és konverziós adatok. Egyes fejlett mérési funkciók használata esetén az érintett által megadott kapcsolattartási adatokat a rendszer továbbítás előtt egyirányú kriptográfiai eljárással átalakíthatja.

12. Adatfeldolgozók és technológiai szolgáltatók

A Rendezvenylead a szolgáltatás biztosításához adatfeldolgozókat és technológiai szolgáltatókat vehet igénybe.

A Rendezvenylead törekszik arra, hogy adatfeldolgozóival megfelelő adatvédelmi szerződést kössön, és azok csak dokumentált utasítás alapján, a feladatuk ellátásához szükséges mértékben kezeljék a személyes adatokat.

A Rendezvenylead a személyes adatokat nem értékesíti.

13. Adattovábbítás az Európai Gazdasági Térségen kívülre

Egyes technológiai szolgáltatók az Európai Gazdasági Térségen kívül is kezelhetnek adatokat, vagy az adatokhoz onnan is hozzáférhetnek.

Ilyen adattovábbításra csak az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak megfelelő garanciák mellett kerülhet sor, különösen:

• az Európai Bizottság megfelelőségi határozata alapján;
• általános szerződési feltételek alkalmazásával;
• megfelelő kiegészítő technikai és szervezési intézkedésekkel;
• más, a GDPR V. fejezete szerinti jogszerű mechanizmus alapján.

14. Adatbiztonság

A Rendezvenylead az adatkezelés kockázataihoz igazodó technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok bizalmasságának, sértetlenségének és rendelkezésre állásának biztosítására.

Az alkalmazott intézkedések különösen az alábbiak lehetnek:

• titkosított adatátvitel;
• jelszavak biztonságos, egyirányú titkosítása;
• szerepkör- és jogosultságalapú hozzáférés;
• hozzáférések és rendszeresemények naplózása;
• biztonsági mentések;
• szoftverfrissítések és rendszerkarbantartás;
• jogosulatlan hozzáférések elleni védelem;
• adatminimalizálás;
• hozzáférések visszavonása a jogosultság megszűnésekor;
• biztonsági események kivizsgálása és kezelése.

A személyes adatokhoz kizárólag olyan személyek férhetnek hozzá, akiknek ez munkájuk vagy szerződéses feladatuk ellátásához szükséges.

15. Adatvédelmi incidensek

Adatvédelmi incidensnek minősül a biztonság olyan sérülése, amely a kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

A Rendezvenylead az észlelt incidenseket kivizsgálja, dokumentálja, megteszi a károk csökkentéséhez szükséges intézkedéseket, és szükség esetén értesíti az érintett adatkezelőt, a felügyeleti hatóságot vagy az érintetteket.

16. Automatizált folyamatok és döntéshozatal

A Rendezvenylead rendszerében egyes műveletek automatizáltan történhetnek. Ilyen lehet különösen:

• a leadek automatikus fogadása és ügyfélhez rendelése;
• CRM-rekord létrehozása;
• értesítések vagy feladatok létrehozása;
• státuszok és technikai mezők beállítása;
• konverziós események továbbítása;
• hibák, duplikációk vagy visszaélések technikai felismerése.

A Rendezvenylead nem alkalmaz kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló olyan döntéshozatalt, amely az érintettre nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

17. Mesterséges intelligencián alapuló funkciók

A Rendezvenylead a szolgáltatás fejlesztése során mesterséges intelligencián alapuló funkciókat alkalmazhat, például:

• kommunikációs javaslatok előállítására;
• e-mail- vagy ajánlattervezetek elkészítésére;
• leadek és ügyfélfolyamatok összefoglalására;
• statisztikai és teljesítményértékelések támogatására;
• következő feladatokra vonatkozó javaslatok készítésére;
• adminisztratív folyamatok támogatására.

Személyes adatok mesterséges intelligencián alapuló szolgáltatás részére csak akkor továbbíthatók, ha erre megfelelő jogalap és adatvédelmi garancia áll rendelkezésre, valamint az adattovábbítás a szolgáltatás céljához szükséges.

A Rendezvenylead törekszik arra, hogy ilyen esetben az adatok körét minimalizálja, szükség szerint álnevesítse vagy anonimizálja, és ne használjon több személyes adatot, mint amennyi a funkció biztosításához szükséges.

Az AI által létrehozott tartalom döntéstámogató vagy előkészítő jellegű. Az érintettet jelentősen érintő végleges üzleti döntést az adatkezelő vagy annak jogosult munkatársa hozza meg.

18. Az érintett jogai

Az érintett az alkalmazandó adatvédelmi szabályokban meghatározott feltételekkel az alábbi jogokat gyakorolhatja:

• tájékoztatáshoz való jog;
• hozzáféréshez való jog;
• helyesbítéshez való jog;
• törléshez való jog;
• az adatkezelés korlátozásához való jog;
• adathordozhatósághoz való jog;
• tiltakozáshoz való jog;
• hozzájárulás visszavonásának joga;
• felügyeleti hatósághoz fordulás joga;
• bírósági jogorvoslathoz való jog.

18.1. Hozzáféréshez való jog

Az érintett visszajelzést kérhet arról, hogy folyamatban van-e személyes adatainak kezelése. Adatkezelés esetén hozzáférést kérhet a kezelt személyes adatokhoz és az adatkezelés lényeges körülményeihez.

18.2. Helyesbítéshez való jog

Az érintett kérheti a rá vonatkozó pontatlan személyes adatok helyesbítését és a hiányos személyes adatok kiegészítését.

18.3. Törléshez való jog

Az érintett kérheti személyes adatainak törlését, különösen akkor, ha az adatkezelés célja megszűnt, a hozzájárulását visszavonta, az adatkezelés jogellenes, vagy az adatok törlését jogszabály írja elő.

A törlési jog nem korlátlan. Az adatok továbbra is kezelhetők, ha azokat jogi kötelezettség teljesítése, jogi igények előterjesztése vagy védelme, illetve más jogszerű ok indokolja.

18.4. Korlátozáshoz való jog

Az érintett kérheti az adatkezelés korlátozását például akkor, ha vitatja az adatok pontosságát, az adatkezelés jogellenes, vagy az adatokra jogi igények miatt szüksége van.

18.5. Adathordozhatósághoz való jog

Hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizált adatkezelés esetén az érintett kérheti, hogy az általa megadott adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, illetve azokat más adatkezelő részére továbbítsák, ha ennek jogszabályi feltételei fennállnak.

18.6. Tiltakozáshoz való jog

Jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén az érintett a saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen. A tiltakozást követően az adatkezelés csak akkor folytatható, ha azt kényszerítő erejű jogos ok vagy jogi igény indokolja.

18.7. Hozzájárulás visszavonása

Amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az érintett hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja. A visszavonás nem érinti a visszavonás előtt végzett adatkezelés jogszerűségét.

19. Az érintetti kérelmek benyújtása

Az érintett a Rendezvenylead saját adatkezeléseivel kapcsolatos kérelmét az alábbi e-mail-címre küldheti:

hello@rendezvenylead.hu

Ha a kérelem valamely rendezvényhelyszínhez vagy ügyfélhez benyújtott ajánlatkérés üzleti célú kezelésére vonatkozik, elsősorban az adott ügyfelet kell megkeresni. A Rendezvenylead adatfeldolgozóként együttműködik az ügyféllel az érintetti kérelem teljesítésében.

A Rendezvenylead a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint annak beérkezésétől számított egy hónapon belül megvizsgálja, és tájékoztatja az érintettet a megtett intézkedésről.

A kérelem összetettségére vagy a kérelmek számára tekintettel a határidő jogszabály szerint további két hónappal meghosszabbítható. A hosszabbításról és annak indokáról az érintett az eredeti egy hónapos határidőn belül tájékoztatást kap.

Amennyiben a kérelmező személyazonosságával kapcsolatban megalapozott kétség merül fel, a Rendezvenylead további, az azonosításhoz szükséges információt kérhet.

20. Panasztétel és bírósági jogorvoslat

Amennyiben az érintett úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése sérti az alkalmazandó adatvédelmi szabályokat, panaszt nyújthat be a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz.

Az érintett jogosult továbbá bírósághoz fordulni, ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése következtében megsértették az adatvédelmi jogszabályok szerinti jogait.

21. A tájékoztató módosítása

A Rendezvenylead fenntartja a jogot arra, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót az adatkezelési folyamatok, a szolgáltatás, az alkalmazott technológiák, a jogszabályok vagy a hatósági gyakorlat változása esetén módosítsa.

A tájékoztató mindenkor hatályos változata ezen az oldalon érhető el. Jelentős változás esetén a Rendezvenylead az érintetteket megfelelő módon külön is tájékoztathatja.